Handbuch

Fakturwerk erstellt E-Rechnungen nach EN 16931 – als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit eingebetteter XML). Alles läuft offline in Ihrem Browser.

1. Installation und Start

1. ZIP-Archiv über den Link in der Kauf-E-Mail oder die Download-Seite herunterladen und entpacken (z. B. in „Dokumente/Fakturwerk“).
2. index.html doppelklicken. Fakturwerk öffnet sich im Standardbrowser. Eine Internetverbindung ist nicht nötig.
3. Systemvoraussetzung: aktueller Browser (Safari, Chrome, Edge oder Firefox) unter macOS, Windows oder Linux.

2. Meine Firma einrichten

Unter „Meine Firma“ tragen Sie einmalig Name, Anschrift, Kontakt (Pflicht für XRechnung), USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN und die nächste Rechnungsnummer ein. Die Nummer zählt danach automatisch weiter.

3. Rechnung schreiben

1. „Neue Rechnung“: Datum, Leistungsdatum, Fälligkeit und Umsatzsteuerart wählen (Regelsatz, Kleinunternehmer § 19 UStG, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Nullsatz).
2. Kunde eintragen oder aus der Liste wählen. Die Käuferreferenz ist Pflicht (bei Behörden die Leitweg-ID).
3. Positionen erfassen. Summen und Steuer rechnet Fakturwerk nach EN 16931.
4. Rechts erscheint die Prüfung vor dem Export. Solange Fehler angezeigt werden, sind die Export-Knöpfe gesperrt.

4. XRechnung oder ZUGFeRD?

• XRechnung (XML): reine Datendatei, Pflicht für Rechnungen an Behörden (mit Leitweg-ID).
• ZUGFeRD/Factur-X (PDF): lesbare PDF-Rechnung (PDF/A-3) mit eingebetteter XML-Datei factur-x.xml. Profile: EN 16931 (für Firmenkunden in Deutschland und Frankreich) und XRECHNUNG (XRechnung-Daten im PDF). Beide sind E-Rechnungen im Sinne von § 14 UStG.
• Die lesbare PDF-Fassung gibt es auf Deutsch, Englisch oder Französisch (Auswahl neben dem PDF-Knopf). Die eingebettete XML ist sprachunabhängig.

5. Lizenz aktivieren

Unter „Meine Firma → Lizenz“ den Schlüssel aus der Kauf-E-Mail einfügen (beginnt mit FAKTURWERK-1.) und „Lizenz aktivieren“ wählen. Die Prüfung erfolgt offline; es werden keine Daten gesendet. Oben erscheint dann „Lizenziert für …“.

6. Daten sichern

Rechnungen und Kunden speichert Fakturwerk im Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät. Bitte jede versendete Rechnung zusätzlich als XML bzw. PDF ablegen (gesetzliche Aufbewahrungspflicht). Beim Löschen der Browserdaten gehen die gespeicherten Einträge verloren.

Datensicherung (ab Version 1.0.0): Unter „Meine Firma → Datensicherung speichern“ legt Fakturwerk eine Datei mit Rechnungen, Kunden, Firmendaten und Lizenz an. Bitte regelmäßig sichern – Fakturwerk erinnert nach 30 Tagen. „Datensicherung einlesen“ ergänzt fehlende Einträge und überschreibt nie vorhandene.

7. Neue Version installieren

1. In der bisherigen Version „Meine Firma → Datensicherung speichern“.
2. Neue Version von der Download-Seite laden, Prüfsumme vergleichen und in denselben Ordner entpacken (vorhandene Dateien ersetzen).
3. index.html öffnen. Sind Rechnungen oder Lizenz nicht zu sehen (anderer Ordner oder Browser), „Datensicherung einlesen“ wählen.

8. Häufige Fragen